Verfahrensordnung für das Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LKSG) und dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)
- VORBEMERKUNG
Die Einhaltung von Gesetzen, die Erfüllung menschenrechtlicher und umweltbezogener Sorgfaltspflichten, Fair Play im Wettbewerb und die Einhaltung konzerninterner Richtlinien und Sozialstandards hat für die CHI-Gruppe höchste Priorität.
Verstöße können schwerwiegende Folgen für das Unternehmen, für die Mitarbeiter und Mitarbeite-rinnen, die Lieferanten, die Geschäftspartner der CHI-Gruppe und sonstige Dritte haben und müssen daher frühzeitig erkannt werden, um entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten und mögliche Schäden abzuwenden.
Aus diesem Grund haben hinweisgebende Personen die Möglichkeit, auf Missstände im Unternehmen oder in der Lieferkette – auf Wunsch auch anonym - hinzuweisen. Die CHI-Gruppe hat hierfür verschiedene interne Meldekanäle etabliert, um sowohl den Anforderungen an das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (nachfolgend „LkSG“) als auch den Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetz (nachfolgend „HinSchG“) nachzukommen.
Des Weiteren bietet die CHI-Gruppe noch ein elektronisches Beschwerdetool, das Hinweisgeberportal, an. Sie kann im Allgemeinen für die Meldung von Bedenken in einem arbeitsbezogenen Kontext sowie zu Fragen der finanziellen und geschäftlichen Integrität genutzt werden, beispielsweise im Zusammenhang mit der Buchhaltung, internen Buchhaltungskontrollen, Prüfungsangelegenheiten, Bestechung und Korruption, Bank- und Finanzkriminalität sowie bestimmten Verstöße gegen EU-Recht als auch den Schutz der Menschenrechte. Diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit – in anderen Ländern können Sie ggf. weitere Themen melden. Das Hinweisgeberportal ist über folgenden Link abrufbar:
https://chi-cargo.hinweis.digital/.
Nachfolgend erläutern wir Ihnen das Beschwerdeverfahren der CHI-Gruppe im Einzelnen.
- HINWEISGEBENDE PERSONEN
Hinweisgebende Person können alle internen und externen Personen sein. Damit sind insbesondere folgende Personen eingeschlossen: Alle jetzigen und früheren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der der CHI-Gruppe, Geschäftspartner (unmittelbare und mittelbare Lieferanten sowie Kunden) und deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie sonstige Dritte.
- ART DER BESCHWERDEN UND HINWEISE
Über das Hinweisgeberportal können Hinweise und Beschwerden (nachfolgend „Hinweise“) auf mögliche Gesetzes- und/oder Regelverstöße, bspw. Verstöße gegen Fair Play im Wettbewerb sowie Verstöße gegen konzerninterne Richtlinien und Sozialstandards, einschließlich menschenrechtlicher oder umweltbezogener Risiken oder Verletzungen, die durch das wirtschaftliche Handeln der CHI-Gruppe im eigenen Geschäftsbereich oder entlang der Lieferkette bevorstehen oder schon eingetreten sind, gemeldet werden (nachfolgend „Verstöße“).
Wir ermutigen alle hinweisgebenden Personen, begründete Verdachtsmomente oder Wissen über tatsächliche oder mögliche Verstöße, die bereits begangen wurden oder sehr wahrscheinlich erfolgen werden, sowie Versuche der Verschleierung solcher Verstöße zu melden. Die hinweisgebende Person soll eine Meldung stets abgeben, wenn er/sie im guten Glauben ist, dass die von ihm/ihr mitgeteilten Tatsachen zum Zeitpunkt des Hinweises zutreffend sind.
- INTERNE MELDEKANÄLE / BESCHWERDETOOLS
4.1 Interne Meldekanäle
CHI-Gruppe bietet allen potenziellen hinweisgebenden Personen die nachfolgenden internen Meldekanäle an. Alle Kanäle sind gleichwertig, d.h. es werden alle Hinweise, unabhängig über welchen Kanal sie abgegeben werden bzw. eingehen, gleichbehandelt.
4.1.1 Elektronisches Beschwerdetool (Hinweisgeberportal)
Ein Hinweis kann über das von der CHI-Gruppe betriebene Hinweisgeberportal eingereicht werden, bei dessen Nutzung die Vertraulichkeit Ihrer Identität lückenlos gewahrt bleibt. Sie können den Hinweis auch anonym einreichen.
Hierzu folgen Sie entweder dem folgenden Link https://chi-cargo.hinweis.digital/. Das elektronische Beschwerdetool führt Sie verständlich durch den Beschwerdevorgang. Die Eingabemaske ist in deutscher und englischer Sprache abrufbar.
4.1.2 Postalisch oder per E-Mail
Sie können Ihren Hinweis auch postalisch oder per E-Mail an den Beschwerdebeauftragten, Benjamin Zwigart einreichen.
Postalisch richten Sie den Hinweis bitte an:
CHI DEUTSCHLAND CARGO HANDLING GMBH
Compliance
Cargo City Süd 567A | D-60549 Frankfurt | Germany
Per E-Mail richten Sie den Hinweis bitte an:
compliance@chi-cargo.com
4.1.3 Persönlich
Wenn sie Ihren Hinweis persönlich vortragen möchten, bitten wir sie, mit Benjamin Zwigart einen Termin zu vereinbaren.
4.2 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich mit ihrem Hinweis auch an ihre Vorgesetzten wen-den, die, sofern sie dem Verstoß nicht abhelfen können, die den Hinweis an den Beschwerdebeauftragten weiterreichen werden.
- EXTERNE MELDESTELLE
Hinweisgebende Personen können sich elektronisch, schriftlich, telefonisch oder persönlich bei der externen Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz melden. Es besteht dort auch die Möglichkeit, sich anonym zu melden.
Den Link zum Elektronischen Hinweisgebersystem sowie dem elektronischen Formular und weiteren Information ist abrufbar unter https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html.
Schriftlich (in Deutsch oder Englisch) erreichen Sie die externe Meldestelle wie folgt:
Bundesamt für Justiz
Externe Meldestelle des Bundes
53094 Bonn
Telefonisch (in Deutsch oder Englisch) können Sie die externe Meldestelle von Montag bis Donnerstag von 9.00 Uhr bis 15.00 Uhr und am Freitag von 9.00 Uhr bis 13.00 Uhr unter der Nummer +49 228 99 410-6644 erreichen.
Sie können die externe Meldestelle auch persönlich aufsuchen. Bitte vereinbaren Sie hierzu schriftlich oder telefonisch (von Montag bis Donnerstag von 9.00 Uhr bis 15.00 Uhr und am Freitag von 9.00 Uhr bis 13.00 Uhr) einen Gesprächstermin.
- GANG DES VERFAHRENS BEI DEN INTERNEN MELDEKANÄLEN
6.1 Eingang des Hinweises / Eingangsbestätigung
Der Eingang jedes Hinweises wird dokumentiert. Der Beschwerdebeauftragte bestätigt der hin-weisgebenden Person, sofern dies eine eventuell gewählte Anonymität nicht ausschließt, den Eingang der Beschwerde spätestens nach sieben Tagen.
6.2 Prüfung der Beschwerde und gegebenenfalls Aufklärung des Sachverhalts
Die/der Beschwerdebeauftragte veranlasst alle weiteren wesentlichen Schritte zur Bearbeitung des Hinweises. Hierbei wird zunächst die Stichhaltigkeit des eingegangenen Hinweises bzw. des gemeldeten Verstoßes geprüft sowie der Sachverhalt mit der hinweisgebenden Person erörtert; bei anonymen Meldungen jedoch nur, soweit dies möglich ist. Der Beschwerdebeauftragte hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt und ersucht sie erforderlichenfalls um weitere Informationen.
Im Falle eines konkreten Verdachts auf einen möglichen Verstoß wird der Beschwerdebeauftragte den Sachverhalt selbst untersuchen, gegebenenfalls interne/externe Spezialisten hinzuziehen und eine Untersuchung einleiten oder unter Wahrung des Vertraulichkeitsschutzes und des Datenschutzes den Hinweis an die intern zuständige Stelle zwecks weiterer Untersuchung und Bearbeitung weiterleiten.
Die Bearbeitungszeit ist stark fallabhängig und kann daher von wenigen Tagen bis zu mehreren Monaten dauern. Wir sind jedoch bemüht, die Untersuchung zeitnah abzuschließen.
Falls weder ausreichende faktenbasierte Informationen vorliegen noch die Kontaktaufnahme mit der hinweisgebenden Person möglich ist, wird der gemeldete Verstoß aufgrund mangelnder Substantiierung geschlossen.
6.3 Rückmeldung
Die hinweisgebende Person wird in den Fällen der Ziff. 6.2 innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs des Hinweises eine Rückmeldung über die geplanten oder bereits umgesetzten Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese informiert. Eine Rückmeldung erfolgt allerdings nur, wenn dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Beschwerde sind, nicht beeinträchtigt werden.
Auch in den Fällen, in denen einem Hinweis nicht weiter nachgegangen und das Verfahren ohne weitere Maßnahmen abgeschlossen wird, erfolgt eine Rückmeldung. Steht nach Überzeugung der/des Beschwerdebeauftragten nach erfolgter Sachverhaltsaufklärung, Erörterung und Untersuchung fest, dass kein Verstoß vorliegt, wird die hinweisgebende Person schriftlich oder per E-Mail informiert. Das Verfahren wird in diesem Fall eingestellt.
6.4 Mögliche Folgemaßnahmen
Wenn die Untersuchung den Verstoß bestätigt, werden angemessene Folgemaßnahmen durch die im Unternehmen verantwortliche Stelle eingeleitet.
Im Falle eines Verstoßes gegen das LkSG kann im Austausch mit der hinweisgebenden Person ein Vorschlag zur weiteren Vorgehensweise (insbesondere Präventiv- und/oder Abhilfemaßnahmen) erarbeitet werden.
- SCHUTZ DER VERTRAULICKEIT / UNABHÄNGIGKEIT DER BESCHWERDEBEAUFTRAGTEN
Unabhängig davon, welcher Meldekanal von der Hinweisgebenden Person gewählt wird, behandeln wir sämtliche Hinweise vertraulich. Wir sind allerdings gehalten, gesetzliche Auskunftspflichten gegenüber Behörden sowie gesetzliche Ausnahmen vom Vertraulichkeitsgebot zu beachten.
Die Vertraulichkeit der Identität der Hinweisgebenden Person bleibt während des gesamten Prozesses gewahrt. Davon umfasst sind auch Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und der sonstigen in der Meldung genannten Personen. Nicht befugten Mitarbeitenden wird der Zugriff auf die Meldekanäle verwehrt.
Alle Informationen werden unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Vertraulichkeit durch die/den Beschwerdebeauftragte(n) bearbeitet. Sie/Er ist unparteiisch, das heißt, sie/er ist bei der Erfüllung ihrer/seiner Aufgabe unabhängig und nicht an Weisungen gebunden.
Personenbezogene Informationen, die eine Identifizierung ermöglichen, dürfen nur auf „Need to know-Basis“ weitergegeben werden, wenn dies für die Untersuchung der Meldung erforderlich ist und im Einklang mit Datenschutzanforderungen steht. Die Verarbeitung der Hinweise erfolgt im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
- SCHUTZ DER HINWEISGEBEDEN PERSON
Die CHI-Gruppe stellt sicher, dass hinweisgebende Personen, die begründete Verdachtsmomente oder Wissen über tatsächliche oder mögliche Verstöße, die bereits begangen wurden oder sehr wahrscheinlich er-folgen werden, sowie Versuche der Verschleierung in gutem Glauben melden, vor allen Einschüchterungen oder Repressalien geschützt sind, auch wenn sich der gemeldete Verdacht nicht bestätigt hat. „In gutem Glauben“ bedeutet, dass die Person im Zeitpunkt der Meldung überzeugt ist, dass die Darstellung der Wahrheit entspricht, unabhängig davon, ob eine spätere Untersuchung diese Darstellung bestätigt oder nicht. Eine wissentliche Falschmeldung über einen Verstoß mit dem Ziel, eine andere Person vorsätzlich und wahrheitswidrig zu beschuldigen, stellt einen Compliance-Verstoß dar und wird bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit angemessenen Maßnahmen geahndet.
Einschüchterungsversuche und Repressalien gegenüber Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die in gutem Glauben ein tatsächliches oder vermutetes Fehlverhalten melden, werden nicht geduldet.
Wenn Sie den Eindruck haben, dass Sie aufgrund Ihrer Meldung von Verstößen Einschüchterungen oder Repressalien erleiden, wenden Sie sich per E-Mail an Benjamin Zwigart, den Compliance-Beauftragten der CHI-Gruppe.
Compliance-Bedenken, die Einschüchterung oder Repressalien wegen der Meldung eines Verstoßes betreffen, werden ebenfalls nach den oben dargestellten Prinzipien untersucht.
Soweit die hinweisgebenden Personen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines unmittelbaren Zulieferers der CHI-Gruppe sind, bemüht sich das Unternehmen entsprechende vertragliche Regelungen mit dem Zulieferer zu treffen.
- SCHUTZ BETROFFENER PERSONEN
Jede von einem Hinweis betroffene Person wird zu gegebener Zeit und unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Vorgaben über die gegen sie gerichteten Verdachtsäußerungen benachrichtigt, sofern diese Benachrichtigung nicht den Fortgang des Verfahrens zur Feststellung des Sachverhalts bzw. die Durchführung der Folgemaßnahmen erheblich erschweren würde.
Für sie gilt die Unschuldsvermutung so lange bis der Hinweis bestätigt worden ist.
Die Benachrichtigung erfolgt spätestens nach Abschluss der Ermittlungen bzw. wenn die Ermittlungen nicht mehr gefährdet werden können.
Bestätigt sich ein mit der Beschwerde vorgebrachter Verdacht nicht, kann die betroffene Person die Löschung ihrer in diesem Zusammenhang von der CHI-Gruppe gespeicherten Daten verlangen.
- DATENSCHUTZ
Bei Verfahren nach dieser Verfahrensordnung werden personenbezogene Daten erhoben und gespeichert. Der Umgang mit solchen personenbezogenen Daten erfolgt stets unter Einhaltung der geltenden Datenschutzvorgaben. Es werden nur solche personenbezogenen Daten verarbeitet, die zur Abwicklung der in dieser Verfahrensordnung bezeichneten Zwecke erforderlich sind.
Personen, die an dem Verfahren beteiligt sind, darunter auch die hinweisgebende Person selbst, können sich jederzeit per E-Mail (datenschutzbeauftragter@chi-cargo.com) an den Datenschutzbeauftragten der CHI-Gruppe wenden, um prüfen zu lassen, ob die aufgrund der einschlägig anwendbaren Bestimmungen bestehenden Rechte beachtet wurden.
Die jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen werden gewahrt.
Sämtliche Personen, deren personenbezogene Daten im Rahmen eines Verfahrens nach dieser Verfahrensordnung verarbeitet werden, können – bei Vorliegen der entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen – ihr Recht auf Benachrichtigung unrichtiger Daten, auf Sperrung oder Löschung ihrer Daten oder auf Auskunft über sie gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen. Ferner können diese Personen auch jederzeit ihr Recht auf Datenübertragbarkeit geltend machen oder sich bei einer Aufsichtsbehörde über eine etwaig nicht datenschutzkonforme Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten beschweren.
Eine betroffene Person hat ferner das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation er-geben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten auf Basis eines berechtigten Interesses zu widersprechen.
